Privacy Statement KVE Gent – Motor Unit
1. Toelichting
De bescherming van jouw persoonlijke gegevens is voor de Koninklijke Vereniging van Energiebedrijven Gent – Motorunit (MU) van het hoogste belang. In deze privacyverklaring beschrijven we welke maatregelen er worden genomen om de bescherming van jouw persoonlijke gegevens te garanderen conform de Belgische privacywetgeving en de Europese General Data Protection Regulation (GDPR). Met deze toelichting wensen we je duidelijk te informeren over hoe we binnen onze organisatie zorg dragen voor je gegevens.
MU kan zijn privacyverklaring steeds aanpassen.Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website. De laatste wijziging gebeurde op 31 december 2018.
2. Privacyverklaring
Deze “Privacyverklaring” regelt de verwerking van je persoonsgegevens door de verantwoordelijke voor de verwerking:
Koninklijke Vereniging van Energiebedrijven Gent – Motorunit (“MU”)
Offerlaan 114,
9000 GENT
K.B.O.-nummer 0409.677.421
Lees de Privacyverklaring aandachtig door, want deze bevat essentiële informatie over hoe jouw persoonsgegevens worden verwerkt en welke cookies worden gebruikt. Door het verstrekken van jouw persoonsgegevens op een van onze websites en door het verschaffen van persoonsgegevens via mail of formulieren zoals het paspoort, verklaar je kennis te hebben genomen van deze Privacyverklaring en ga je er eveneens uitdrukkelijk mee akkoord, alsook met de verwerking van de gegevens zelf.
Deze privacy-verklaring geldt voor alle pagina’s van de website www.Motorunit.be. Deze privacy-verklaring is echter niet van toepassing op pagina’s van websites van derden waarnaar zou kunnen worden verwezen of van waaruit naar de websites wordt verwezen en waarop een andere privacyverklaring van /toepassing kan zijn.
Deze privacyverklaring is van toepassing op al onze huidige en vroegere bezoekers en gebruikers.
ARTIKEL 1 – PERSOONSGEGEVENS
1.1. Persoonsgegevens die je ons meedeelt:
- Paspoort: In het paspoort geef je persoonlijke informatie alsook informatie over je motor(en), vaste duo rijder en gegevens over verzekeringen en contactpersonen.
- Inschrijvingen ritten en evenementen: Om in te schrijven voor ritten en evenementen dien je je naam en eventueel die van je duorijder, culinaire en kamervoorkeuren door te geven. Dit om de organisatie van de ritten en evenementen op een efficiënte manier te laten doorgaan.
- Betalingsgegevens: Om je in te schrijven als lid en om je in te schrijven voor evenementen die niet in het lidgeld ingegrepen zijn, dienen betalingen via de bank overgeschreven te worden, om operationele redenen houden we je bankgegevens bij.
- Via de Website: via cookies, zie artikel 8;
1.1.1 Sociale media
MU beschikt over pagina’s op o.a. Facebook en Whatsapp om je te informeren over onze diensten, actuele topics, events, en dergelijke. Je bent vrij om MU wel of niet te volgen via deze sociale media.
1.2. We verzamelen enkel persoonsgegevens die je zelf aan ons meedeelt op verschillende wijzen (o.a. inschrijvingsformulieren, invul- en contactformulieren op onze website, persoonlijk/telefonisch/e-mail contact, …).Wij verzamelen geen persoonsgegevens via derden. We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.
1.3. De Website maakt ook gebruik van cookies die een aantal persoonsgegevens verzamelen. Voor de bepalingen omtrent het gebruik van cookies, zie artikel 8.
ARTIKEL 2 – DOELEINDEN VAN DE VERWERKING
2.1. Algemene doeleinden
MU zal de bij jou vergaarde persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden gebruiken:
Paspoort:
- Het doorgeven van het lidmaatschap aan de overkoepelende VZW KVE gent en het onderschrijven van de verzekering.
- Het communiceren van de activiteiten van de MU.
- Het uitnodigen tot inschrijving voor activiteiten van de MU.
- In geval van een (technisch) probleem of bij ongeval het faciliteren van de contacten met hulpdiensten, takeldiensten en het contact op te nemen met de aangewezen contactpersoon.
Inschrijvingen ritten en evenementen: het beheer van jouw inschrijfgegevens worden uitsluitende aangewend voor de volgende doeleinden;
- Indeling van groepen.
- Reservatie bij horeca zaken voor een correct aantal personen en van het aantal gereserveerde gerechten. In dit geval worden geen persoonlijke gegevens gecommuniceerd.
- Reservatie van slaapgelegenheid bij meerdaagse trips. In dit geval is het bij wet verplicht om persoonsgegevens bij de reservatie over te maken aan het hotel of slaapgelegenheid.
Betalingsgegevens: Deze worden gebruikt voor interne controle van de betalingen en om eventueel met jou te communiceren over eventuele afwijkingen in de betalingen.
Via de Website: Het gebruik van cookies ed. wordt verder in ART 8 van deze privacy verklaring omschreven. Op de Website wordt jouw uitdrukkelijke voorafgaandelijke toestemming gevraagd voor het gebruik van Cookies.
Je bent niet verplicht om je persoonsgegevens vrij te geven, maar je begrijpt dat het verlenen van bepaalde diensten onmogelijk wordt wanneer je de verwerking weigert.
De persoonsgegevens worden enkel gebruikt voor communicatie en uitnodigingen in functie van de activiteiten van de MU en de overkoepelende KVE Gent VZW
MU zal jouw persoonsgegevens niet verkopen, noch verhuren, ruilen, verdelen of anderszins commercieel ter beschikking stellen aan derden. De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij wel aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Zo maken wij gebruik van een derde partij (externe dienstverlener) voor:
• Het opslaan en verwerken van gegevens in de Cloud (via een Cloud Service Provider)
• Het verzorgen van de internet omgeving (webhosting, mailhosting, ..);
• Het verzorgen van IT-infrastructuur (o.a. server,…);
• Het verzorgen van de (financiële) administratie
• Het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven en uitnodigingen (bv. Mailchimp).
Met externe dienstverleners (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.
2.2. Wettelijke vereisten
In zeldzame gevallen kan het voorkomen dat MU jouw persoonsgegevens ingevolge een gerechtelijk bevel of om te voldoen aan andere dwingende wet- of regelgeving moet onthullen. MU zal in redelijkheid pogen je van tevoren dienaangaande te informeren, tenzij een en ander aan wettelijke beperkingen onderhevig is.
ARTIKEL 3 – DUUR VAN DE VERWERKING
De persoonsgegevens worden door ons bewaard en verwerkt voor een periode die noodzakelijk is in functie van de doeleinden van de verwerking en in functie van de contractuele relatie tussen de MU en jouzelf. Zo bewaren we je gegevens niet langer dan 15 maanden nadat je de laatste keer om onze dienstverlening hebt gevraagd of laatste gebruik of beëindiging van de samenwerking, behalve voor gegevens in functie van de boekhouding (7 jaar).
ARTIKEL 4 – JOUW RECHTEN
Je hebt recht van inzage en kopie van de persoonsgegevens die op u betrekking hebben.
Je hebt recht op verbetering en aanvulling wanneer uw gegevens onjuist of onvolledig zijn.
Je hebt het recht op gegevenswissing (verwijdering) van de persoonsgegevens welke wij van jou ontvangen hebben, en die niet langer strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verwerkt. Wij behouden ons wel het recht voor te bepalen of je verzoek gerechtvaardigd is.
Je hebt het recht op beperking van gegevensverwerking : indien je bezwaar hebt tegen de verwerking van bepaalde gegevens, kan je vragen om deze verwerking te stoppen.
Tevens kan je bezwaar (verzet) maken tegen de manier waarop bepaalde van jou persoonsgegevens verwerkt worden. Zo heb je het recht je te verzetten tegen het gebruik van je persoonsgegevens voor direct marketing-doeleinden (via uitschrijfmogelijkheden in e-mails). Ook heb je het recht om de door jou verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van jezelf direct aan een andere partij.
Via het adres bovenaan deze privacyverklaring kan je ons contacteren om je rechten uit te oefenen, vergezeld van een motivatie voor uw vraag.
Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken. Om je je identiteit te controleren vragen wij je om een kopie van de voorzijde van uw identiteitskaart toe te voegen aan uw aanvraag. We raden je sterk aan om daarbij je pasfoto onzichtbaar te maken en erbij te vermelden dat het om een kopie gaat.
Er wordt tot slot geen enkele categorie van personen onderworpen aan eender welke vorm van geautomatiseerde besluitvorming of profilering.
ARTIKEL 5 – VEILIGHEID EN VERTROUWELIJKHEID
5.1. Wij hebben veiligheidsmaatregelen ontwikkeld die aangepast zijn op technisch en organisatorisch vlak, om de vernietiging, het verlies, de vervalsing, de wijziging, de niet-toegestane toegang of de kennisgeving per vergissing aan derden van persoonsgegevens verzameld te vermijden alsook elke andere niet toegestane verwerking van deze gegevens.
5.2. In geen geval kan MU aansprakelijk worden geacht voor enige directe of indirecte schade die voortvloeit uit een foutief of onrechtmatig gebruik door een derde van de persoonsgegevens.
5.3. Je dient zelf te allen tijde de veiligheidsvoorschriften na te leven, onder andere door elke niet toegestane toegang tot jouw login en code te voorkomen. Je bent dus als enige verantwoordelijk voor het gebruik dat wordt gemaakt vanaf de website van jouw computer, IP-adres en van je identificatiegegevens, alsook voor de vertrouwelijkheid ervan.
ARTIKEL 6 – TOEGANG DOOR DERDEN
6.1. Teneinde je persoonsgegevens te kunnen verwerken, verlenen wij toegang tot je persoonsgegevens aan onze medewerkers.
ARTIKEL 7 – KLACHTEN
Mocht je een klacht hebben over de verwerking van jouw persoonsgegevens of over de uitoefening van je rechten dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen. Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming:
Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
+32 (0)2 274 48 00
+32 (0)2 274 48 35
contact(at)apd-gba.be
ARTIKEL 8 – COOKIES
8.1. Wat zijn cookies?
MU gebruikt op haar websites cookies en vergelijkbare technologieën (gezamenlijk “cookies” genoemd). Cookies zijn kleine informatiebestanden die op uw computer of toestel worden opgeslagen wanneer u onze websites bezoekt en die meestal worden gebruikt om het gebruiksgemak van websites en apps te optimaliseren.
MU gebruikt cookies om:
- Het gebruik en de functionaliteiten van haar websites te verbeteren;
- Te analyseren hoe gebruikers van onze websites gebruik maken en om statistieken op te stellen;
- De gebruikers van onze websites gepersonaliseerde informatie te tonen.
Zo blijft de inhoud van je winkelmandje bijvoorbeeld gedurende een bepaalde tijd bewaard.
Cookies kunnen zowel door MU als door andere partijen geplaatst worden. Wanneer wij derden toelaten op onze websites cookies te plaatsen, dan moeten deze partijen contractueel een veilige verbinding garanderen waarover de gegevens worden uitgewisseld.
8.2. Welke soorten cookies gebruiken we?
Noodzakelijke cookies: deze cookies zorgen ervoor dat je door onze websites en apps kan navigeren en de functionaliteiten kan gebruiken.
Functionele cookies: dit type cookies maakt het functioneren van onze websites en apps makkelijker en zorgt voor een gepersonaliseerde surfervaring door bijvoorbeeld inlognamen, wachtwoorden en voorkeuren – zoals de taalinstelling – te onthouden.
Performantie cookies: deze cookies verzamelen gegevens over het gebruik van onze websites en apps zoals het aantal bezoekers, welke populaire webpagina’s zijn en de tijd die gebruikers spenderen op een bepaalde webpagina. Op basis van het gedrag van onze gebruikers kunnen we onze websites en apps verbeteren en de gebruikservaring optimaliseren en personaliseren. Wij doen hiervoor ook een beroep op cookies van derden, met name Google Analytics: zorgt voor het verzamelen van anonieme gegevens over het gebruik van onze website en het opstellen van bezoekersstatistieken. Meer info over hoe Google je gegevens gebruikt is te vinden op:https://www.google.com/intl/nl/policies/privacy/partners/.
8.3. Toestemming en beheer van cookies
Door het gebruik van onze website ga je akkoord met het gebruik van de cookies op onze website(s). Je kan op elk moment via de instellingen van je browser (meestal onder "Help" of "Internetopties") alle geïnstalleerde cookies uitschakelen of verwijderen van je computer of mobiel eindtoestel. Elk type browser heeft zijn eigen instellingen voor het beheren van cookies. De informatie kan je vinden op de website van de browser die je gebruikt. Meer algemene informatie over het beheren van cookies kan je vinden op http://www.allaboutcookies.org/manage-cookies/ .
Hou er rekening mee dat het veranderen van de instellingen ervoor kan zorgen dat de MU websites niet goed meer functioneren.